1. Inleiding
Klantenservice.ai (hierna: "wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat uw persoonlijke gegevens vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen en hoe wij deze gegevens gebruiken.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van klantenservice.ai, waaronder onze AI-telefoniediensten, website en gerelateerde services.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Klantenservice.ai is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Onze contactgegevens zijn:
- Bedrijfsnaam: Klantenservice.ai
- Adres: Amsterdam, Nederland
- E-mail: privacy@klantenservice.ai
- KvK-nummer: 69850070
3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:
3.1 Accountgegevens
- Naam en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam en -gegevens
- Factuuradres
3.2 Gebruiksgegevens
- IP-adres
- Browser- en apparaatinformatie
- Inloggegevens en sessie-informatie
- Gebruiksstatistieken van onze diensten
3.3 Gespreksgegevens
- Telefoonnummers van bellers
- Datum, tijd en duur van gesprekken
- Transcripties van gesprekken (indien ingeschakeld)
- Gemaakte afspraken en notities
4. Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Dienstverlening: Het leveren en onderhouden van onze AI-telefoniediensten
- Accountbeheer: Het aanmaken en beheren van uw account
- Facturatie: Het verwerken van betalingen en versturen van facturen
- Communicatie: Het beantwoorden van vragen en versturen van servicemeldingen
- Verbetering: Het verbeteren van onze diensten en gebruikerservaring
- Wettelijke verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
5. Rechtsgrond voor verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van de overeenkomst: Verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van onze diensten
- Wettelijke verplichting: Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Gerechtvaardigd belang: Verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals het verbeteren van onze diensten
- Toestemming: Voor bepaalde verwerkingen vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:
- Accountgegevens: Gedurende de looptijd van uw account en maximaal 2 jaar daarna
- Gespreksgegevens: Configureerbaar per account (30, 90 of onbeperkt dagen)
- Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
- Communicatie: Maximaal 2 jaar na laatste contact
7. Delen van gegevens
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:
- Hosting providers: Voor het hosten van onze servers (EU-gebaseerd)
- Betalingsproviders: Voor het verwerken van betalingen
- AI-dienstverleners: Voor het verwerken van spraak (met verwerkersovereenkomst)
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en delen deze niet voor marketingdoeleinden van derden.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:
- Versleuteling van gegevens in transit (TLS/SSL) en in rust
- Toegangscontrole en authenticatie
- Regelmatige security audits
- Hosting binnen de Europese Unie
- Verwerkersovereenkomsten met alle subverwerkers
9. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
- Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Recht op verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
- Recht op beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken
- Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
- Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
- Recht om toestemming in te trekken: Indien verwerking op toestemming is gebaseerd
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via privacy@klantenservice.ai.
10. Cookies
Wij gebruiken alleen noodzakelijke cookies voor het functioneren van onze website en diensten. Deze cookies zijn essentieel voor het inloggen en het onthouden van uw voorkeuren. Wij gebruiken geen tracking cookies of cookies voor marketingdoeleinden.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Bij significante wijzigingen zullen wij u hierover informeren via e-mail of een melding in uw dashboard.
12. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:autoriteitpersoonsgegevens.nl
13. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:
- E-mail: privacy@klantenservice.ai
- Post: Klantenservice.ai, Amsterdam, Nederland